Určite ste už niekedy počuli frázu „čas sú peniaze“ a v tomto prípade to bude platiť dvojnásobne. Ak sa vám už niekedy stalo, že ste premárnili hodiny a hodiny drahocenného času hľadaním nejakých firemných dokumentov, čítajte ďalej. V praxi to nie je nič neobvyklé, že sa dokumenty strácajú a ťažko dohľadávajú. Postupom času ich pribudne toľko, že si ich spravovanie vyžaduje určitý systém.
Mnoho firiem si zvolí starší systém a svoje papierové dokumenty ukladá vo fyzickej forme, čo so sebou nesie mnoho nevýhod. Niektoré firmy sa rozhodnú pre pokročilejší spôsob – papierové dokumenty prevedú do elektronickej formy a uložia niekde v počítači. Tento spôsob je o niečo lepší, než ten predošlý, ale stále má svoje muchy. Predstavte si situáciu v ktorej vám príde urgentný email od vášho nadriadeného, ktorý potrebuje konkrétny dokument na pracovné stretnutie a vy ho máte okamžite dohľadať a preposlať mu ho. Snažíte sa dokument nájsť, no nedarí sa vám. Hľadáte ho pomocou kľúčových slov, ale vo výsledkoch ste nenašli to, čo potrebujete. Už vás oblieva pot… Nebojte sa. Je tu predsa len ešte iné, lepšie riešenie, a tým je elektronický manažment dokumentov (DMS).
Elektronický manažment dokumentov (DMS) je spôsob, akým organizácie môžu ukladať a sledovať všetky svoje dokumenty v jednotnom centrálnom umiestnení pomocou intranetu alebo iného softvéru na správu digitálnych aktív. Riadenie obchodných informácii, niekedy z viacerých zdrojov, môže byť náročnou úlohou. V závislosti od veľkosti vašej spoločnosti vám môže DMS poskytnúť mnohé kľúčové výhody pre vašu organizáciu. V tomto článku budeme diskutovať o 8 výhodách systémov správy dokumentov.
Menšia potreba úložných priestorov
Skladovanie papierových dokumentov si vyžaduje úložný priestor, ktorý by sa dal využiť určite efektívnejšie. Softvérové riešenie na správu dokumentov (DMS) môže znížiť množstvo skladovacích skríň a uvoľní tak kancelárske priestory. Dokumenty, ktoré sa musia uchovávať ako vytlačené kópie, môžu byť uložené na lacnejších miestach, ako je napríklad sklad.
Vyššia bezpečnosť
Bezpečnosť dokumentov je pre mnohé podniky veľmi dôležitá. DMS poskytuje lepšiu kontrolu nad citlivými dokumentmi. Prístup k dokumentom je možné kontrolovať na úrovni jednotlivca alebo rôznych skupín. DMS tiež dokáže sledovať, kto a kedy si pozrel dokument a kto ho upravoval.
Dodržiavanie určitých požiadaviek pre prácu s niektorými dokumentmi môže byť dosť náročná úloha. Nesúlad môže viesť k pokutám, zrušeniu licencií a v niektorých prípadoch aj k trestnej zodpovednosti. Štátne regulačné predpisy stanovujú prísne pravidlá pre bezpečnosť a ochranu osobných údajov. DMS znižuje riziko tohto nesúladu – režimy uchovávania záznamov môžu byť napríklad automatizované a nové dokumenty je možné ľahšie klasifikovať a aktualizovať.
Jednoduchšie vyhľadávanie
Dokumenty sú centrálne uložené a nemôžu byť po prezretí stratené alebo nesprávne umiestnené. Je menej pravdepodobné, že budú chybne vložené, a ak sa tak stane, ľahšie sa nájdu krížovým indexovaním.
Spoločnosť PWC zverejnila štatistiky, ktoré ukazujú náklady súvisiace s priemerným časom stráveným pri správe papierových dokumentov:
- Organizácie vynakladajú približne 20 dolárov za celkové zhotovenie dokumentu, 120 dolárov za nájdenie chybného dokumentu a 220 dolárov za reprodukciu strateného dokumentu
- 7,5 % všetkých dokumentov sa stratí, 3 % sa chybne uložia
- Odborníci strávia 5 až 15 % ich času čítaním informácií z dokumentu a až 50 % času dohľadávaním dokumentov
Vďaka DMS môžete pomocou niekoľkých kliknutí myšou dokument nájsť a použiť zodpovedajúcim spôsobom. Môžete zahrnúť dokonca rýchle odkazy k obľúbeným alebo dôležitým dokumentom na domovskej stránke intranetu, aby sa vyhľadávanie stalo ešte rýchlejšie.
V závislosti od implementovaného riešenia môže DMS načítať súbory podľa slova alebo frázy v dokumente – fulltextové vyhľadávanie alebo môžete použiť kategórie indexov na dokument či celý priečinok. Jednoduchšia integrácia s podnikovými aplikáciami uľahčuje prístup k dôležitým informáciám. Pomocou DMS môžete pristupovať k dokumentom na diaľku. Pokiaľ je k dispozícii pripojenie na internet, dokumenty sú prístupné prakticky odkiaľkoľvek. Čas strávený vyhľadávaním dokumentov je minimálny a je možné ho využiť efektívnejšie .
Lepšia spolupráca
S DMS môže byť zdieľanie informácií a vzájomná spolupráca oveľa jednoduchšia. Zriadenie systému na správu dokumentov podporuje rýchlejšiu a jednoduchšiu spoluprácu medzi zamestnancami. Schopnosť rýchlo pristupovať k dokumentom a zdieľať ich prostredníctvom pracovného priestoru online, ako napríklad intranetu, umožňuje používateľom pracovať spoločne na tom istom projekte bez problémov. Pomocou ďalších funkcií, ktoré sú súčasťou intranetového softvéru, môžete tieto dokumenty uložiť a zdieľať medzi zamestnancami v celej organizácii.
Lepšie zálohovanie a obnovenie po havárii
Každé riešenie správy dokumentov by malo obsahovať plán zálohovania dát a obnovu po havárii. S digitálnou archiváciou sú dokumenty chránené pred požiarmi, záplavami a inými prírodnými katastrofami. Prostredníctvom DMS sú dokumenty monitorované a môžu byť dohľadané v rámci rôznych kritérií.
Prístup k dokumentom odkiaľkoľvek
S tým ako čoraz viac ľudí pracuje z domova, alebo cestuje za prácou, vzrástli aj nároky na prístup k špecifickým dokumentom. Zamestnanci potrebujú prístup k dátam aj keď nie sú vo svojej kancelárií. Väčšina systémov na správu dokumentov sa v posledných rokoch dostala aj do podoby mobilnej aplikácie a rovnako populárny je aj cloudový systém zdieľania údajov.
Ďalšie nehmotné výhody
Ušetrený čas je jednoznačným prínosom DMS, ktorý sa často premieta priamo do zvýšenej produktivity. Rýchlejšie a efektívnejšie vyhľadávanie dokumentov môže zvýšiť pracovnú morálku zamestnancov a zvýšiť tak spokojnosť zákazníkov. Riešenia správy dokumentov sú tiež škálovateľné, aby vyhovovali meniacim sa potrebám každého podniku. DMS poskytuje väčší dohľad nad obchodným procesom a umožňuje lepšie sledovanie pracovných postupov. Prístupy pre externých používateľov môžete povoliť a monitorovať. DMS tiež ponúka v prípade potreby obnovenie starších verzií toho istého dokumentu – táto funkcia je dôležitá, ak niekoľko ľudí súčasne pracuje na tom istom dokumente a dôjde k zmenám, ktoré neboli schválené alebo nemali v úmysle nastať.
