Elektronická správa dokumentov (DMS)

Určite sa Vám niekedy stalo alebo stáva, že neviete do ktorej zložky ste uložili firemný dokument a potom lovíte v pamäti kde je. Na druhej strane vo firmách sa kladie stále väčší dôraz, aby ktorýkoľvek firemný dokument prešiel určitým schvalovacím kolečkom. Nižšie Vám ukážeme nástroj M-Files, ktorý uľahčuje správu dokumentov, a to odkiaľkoľvek pomocou počítača, smartfónu alebo tabletu.

1. Ukladajte dokumenty na jedno miesto

M-Files je bezzložkový systém, ktorý Vám umožní pristupovať k súborom podľa aktuálnych potrieb. Podľa klienta, typu projektu, dátumu vzniku, čísla zákazky alebo iných kritérii. Umožňuje organizovať a zobrazovať informácie v závislosti na konkrétnom užívateľovi a jeho aktuálnych požiadavkách.

2. Identifikujte dokument pomocou jeho vlastností

V tradičnom systéme musíte určiť zložku, kam dokument uložiť a potom spoliehať na to, že ju po pamäti nájdete. Čo býva ťažké, pretože často nie je hierarchia zložiek jednoznačne pomenovaná na všetkých úrovniach. M-Files používa metadáta a ku každému súboru priradí jeho vlastnosti, podľa ktorých dokument rýchlo a ľahko nájdete.

3. Majte prehľad o všetkých verziách, autoroch a zmenách

Vo veľa firmách sa číslo verzie ukladá do názvu súboru. Tento spôsob je prehľadný, ale pri každej verzií je potreba dokument uložiť a tak vzniká množstvo kopií. Taktiež nie je vždy isté či každý dodrží pravidlá označovania verzií a či nezabudne predať aktuálnu verziu všetkým zainteresovaným- M-Files eviduje verzie automaticky a poskytuje Vám tú poslednú zmenu avrátane prehľadu o všetkých predchádzajúcich zmenách v dátumoch, autoroch a komentároch.

4. Riaďte prístupové práva

Prístupy k zložkám, ktoré boli vytvorené na zdielanom disku väčšinou spravujú správcovia výpočtovej techniky, ktorí nie sú vždy a správne informovaní o aktuálnych potrebách firmy. Naviac nie je dôvod aby práve správcovia, často externí, mali prístup ku všetkým firemným dokumentom. Súčasťou M-Files je modul  pomocou, ktoré sa naučíte rýchlo a jednoducho pracovať.

5. Rozšírte elektronickú evidenciu dokumentov

Pre niekoho môže byť motiváciou pre zavedenie elektronickej správy dokumentov potreba evidovať prijaté faktúry, dodávateľské zmluvy, ponuky a podobne. Ale pre Vás to je možno sekundárne. V každom prípade elektronické dokumenty, ktoré získate alebo vytvoríte skenovaním, môžete spracovávať podobne ako všetky ostatné. M-Files je ideálny nástroj pre prechod na elektronickú správu dokumentov.

Pre koho je M-Files určený? 

V zásade pre všetkých avšak najväčšiu pridanú hodnotu získajú právnické osoby najmä: výrobné spoločnosti, obchodné spoločnosti, právnické kancelárie, účtovné a audítorské firmy a podobne.

Kategórie

Blog

Prihláste sa na odber noviniek