Už som určite profesionálne, ako to povedať „stará páka“, alebo jemnejšie žena s dlhoročnými skúsenosťami. Keď sa pozriem dozadu je jasné, že je to 27 rokov, čo pracujem a je to až neuveriteľné. Celý ten čas som strávila na logistike, vlastne som začínala v čase, kedy ešte nikto nepoužíval toto slovo. Z celého toho obdobia 20 rokov, na riadiacich pozíciách. Tak sa, čo to na mňa nalepilo.
Ak idem do minulosti, kedy sme na oddelení, vtedy zásobovania mali len jeden fax, neskôr jeden počítač, a celé oddelenie fungovalo na 40tich zamestnancoch, v 15tich kanceláriách, zabezpečiť to, aby mali všetci informácie, ktoré potrebujú, bolo zložité. Dokonca to chcelo aj dobrú kondíciu, keď ste chceli zistiť, či daný materiál, ktorý sa práve chystáte objednať je na sklade, mali ste dve možnosti, zodvihnúť telefón, zavolať sekretárke vedúceho skladu a čakať možno celý deň, pokiaľ v poradí dostanete túto informáciu, alebo sa prejsť na druhý koniec firmy, dať si v sklade kávu a čakať pokiaľ vám dá skladník info zo skladovej karty, ručne vypísanej pri materiáli, alebo ste sa rozhodli to urobiť sám a v sklade ste strávili možno aj celý deň hľadaním položky, ktorú ste potrebovali. Nedajbože, že by ste chceli informáciu o pohyboch celého sortimentu vami nakupovaného materiálu, nuž tak ste čakali aj týždeň. Medzitým kvôli chýbajúcemu materiálu už niekoľkokrát stála výroba.
Úplne fantastickou ideou, ktorá sa v tej dobe dala vyvážiť zlatom, sa stala obyčajná korková nástenka na chodbe, kde každé ráno sekretárka vedúceho skladu dopĺňala pre strategické materiály stav skladov, samozrejme písaných na písacom stroji. Toto boli začiatky rokov 90tych minulého storočia.
Neskôr, keď už sa k nám dostalo slovíčko logistika, dokonca aj vizualizácia, vybavili nás prvými počítačmi, tlačiarňami. Dokonca k nám prišiel aj prvý informačný systém. Už sa nám ľahšie robili inventúry, aj keď sa ešte stále ručne zadávali všetky pohyby, a samozrejme na všetko sme potrebovali podpis. Mne ako šéfovi oddelenia bolo najjednoduchšie, keď som potrebovala overiť, či už stav zásob, alebo množstvo expedovaných finálnych výrobkov za určité obdobie, zodvihnúť telefón a zavolať do skladu a znovu čakať, alebo si otvoriť systém a sčítať položky na sklade, zistiť stav.
Postupne sa prichádzalo na výhody vizualizácie, čiže stav skladov prichádzal raz za mesiac, neskôr raz za týždeň. Niekto prišiel do práce pohľadal všetky potrebné info a na obed boli na nástenke, aj tie ktoré zaujímali len niekoho, neboli pre všetkých. Stav sklad, očakávaný príjem, extra náklady na prepravu, očakávané expedície, počet reklamácií atď. Jeden človek sa vyhľadávaním potrebných informácií zaoberal celý deň. Doba a vývoj išiel dopredu, už sme dospeli k tomu, že sme si sami začali vytvárať reporty. A naozaj manažér na oddelení strávil, preverovaním, vyhľadávaním neskutočne dlhý čas.
Ako je to dnes? Nuž vytvorila som si v systéme všetky potrebné zostavy, kontingenčné tabuľky, workflow, a uložila som si ich na jednu plochu, ráno prídem do práce, otvorím počítač a svietia na mňa tie informácie, vďaka ktorým je riadenie oddelenia naozaj efektívne. Vidím koľko sa vyexpedovalo, prijalo, aká je obrátka skladu, dokonca faktúry po splatnosti, počet reklamácií, ich sumu, jediným klikom sa dostanem k potrebnej zostave, alebo ku grafu, mám kurzy národnej banky, aktuality vo svete a samozrejme sa na mňa usmieva môj vnuk Albert. Vytvorenie reportu k mesačnému stretnutiu manažérov mi trvá cca 15 minút, aj o polnoci (ako sa zvykne hovoriť) viem, čo sa deje vo firme.
Mám vytvorený svoj vlastný dashboard, ale aj dashboard pre ostatných zamestnancov oddelenia, často sa stane, keď prídem do práce a chcem riešiť problém, ktorý som videla doma na dashboarde, že už je vyriešený, lebo zamestnanci ho začali riešiť ešte pred mojim zásahom. Viem kontrolovať činnosti na tak rozsiahlom oddelení, okamžite mám k dispozícii výsledky, viem zaviesť efektívne a pomerne rýchlo nápravné opatrenia – pre mňa je to denné zrkadlo spoločnosti. Dnes mám oveľa viac času na nové projekty, ktoré umožňujú napredovať celej spoločnosti.
Najviac strateného času strávime hľadaním, podľa prieskumov to bolo pred 20timi rokmi až 3 hodiny denne (pracovný čas), čo znamenalo za mesiac 90 hodín a necelé štyri dni, ročne 45 dní, čo je mesiac a pol. Mesiac a pol strateného času. Doprajme si komfort a urobme si poriadok s nástrojmi, ktoré naozaj vedú k efektívnemu manažovaniu, a tým aj k úspechu nielen jednotlivca, ale aj spoločnosti. Len úspešní ľudia, stoja za úspešnou firmou.
