9 tipov ako správne vybrať a implementovať ERP systém

Skôr ako sa dostaneme k návodu ako urobiť tú najlepšiu selekciu vysvetlíme si, čo ERP systém je. 

Čo je ERP?

• predstavuje jednotný informačný systém
• nástroj pre plánovanie zdrojov
• kontrola nad všetkými procesmi a tokmi v spoločnosti 

Výhody ERP:

1. Optimalizácia nákladov 
2. Vytesnenie „hluchých“ miest v spoločnosti 
3. Automatizácia
4. Zúženie procesov – zníženie nákladov 
5. Efektívne riadenie na základe reportov a analýz
6. Zvýšenie tržieb, ktorých zdrojom sú klienti – nový systém CRM, ktorý má význam len, ak je súčasťou ERP systému

Keď už ste sa rozhodli pre nový ERP systém toto je 9 tipov ako si správne vybrať a správne implementovať .

1. Podpora vyššieho manažmentu – vedúcich pracovníkov. Títo nemusia na 100% ovládať systém, ale musia byť presvedčení, že je to tá správna cesta, následne bez menších problémov sa k nim pridajú, aj ich podriadení, ktorí majú ich dôveru. Následkom toho, že nebude mať systém podporu manažmentu – riskujete zdržanie celého projektu, dokonca aj na niekoľko rokov. 

Z vlastnej praxe mam príklad, keď v rodinnej firme od jej vzniku, ihneď po revolúcii,  bola finančná riaditeľka, majiteľ spoločnosti bol s jej prácou nadmieru spokojný, veď poznala všetkých zamestnancov, vytvorila niekoľko kontrolných mechanizmov, poznala procesy, a vlastne už finančné oddelenie, fičalo aj bez jej prítomnosti, stala sa nedotknuteľnou a nenahraditeľnou v spoločnosti.

Pri výmene „stráži“, keď do čela firmy nastúpil syn majiteľa, ktorému bolo zrejmé, že pri takom náraste spoločnosti, už excelovské tabuľky nie sú nástrojom, ktorým sa dá mať spoločnosť pod kontrolou, okrem iného denne niekto niekde niečo v tabuľke zbabral, a väčšinu pracovného času sa premrhalo hľadaním chyby, prišiel s myšlienkou dať dáta pod pokrievku a kúpiť informačný systém. 

Zdalo sa, že našiel niečo, čo ohrozilo postavenie finančnej riaditeľky vo firme, čo sa prejavilo jasným odporom z jej strany a zároveň odporom dlhoročných pracovníkov spoločnosti. 

Rozbehlo sa výberové konanie, urobila sa analýza tokov, procesov, ale žiaľ, k implementácii došlo až po dlhých piatich rokoch, keď pani riaditeľka odišla do dôchodku. S novým vedením, ktoré bolo presvedčené o tom, že bez systému to nejde, zrazu aj dlhoroční zamestnanci sa postavili na jeho stranu a pochopili dôležitosť tejto zmeny. Pri vyčíslení strát spôsobených týmto oddialením veľmi zaplakalo srdce majiteľa. 

2. Zoskupte všetky svoje požiadavky, vytvorte procesnú mapu. Častokrát si spoločnosti vyberajú systém na základe ceny, pričom vôbec neberú do úvahy, svoje vlastné požiadavky na systém. 

Tiež mám príklad, keď si obchodná spoločnosť vybrala systém na základe ceny, ktorý bol určený pre výrobu, počas piatich rokoch po implementácii sa ceny systému dvakrát predražila, kvôli zákazníckym úpravám na mieru. 

3. Mobilita systému, myslite nato, aby systém bol dostupný pre zamestnancov nielen na počítačoch, ale prípadne aj na iných zariadeniach a samozrejme aj pri práci z domu zároveň, aby bola zaistená bezpečnosť citlivých informácií.
4. Ďalším nevyhnutným bodom pri rozhodovaní, ktorý systém si vyberiete, je aj výber metrík. Čo chcete v systéme zisťovať? Je to možné prostredníctvom existujúcich, vopred pripravených zostáv v systéme, alebo si budete musieť priplatiť na získanie vlastných metrík? Odpovede na tieto otázky si dajte ešte vo fáze výberu a nie potom, ako ste podpísali viacročnú zmluvu. Nezabúdajte na integráciu systému s už existujúcimi systémami vo firme. Pokiaľ by nefungovala integrácia, váš systém by sa stal len ďalším drahým a nepoužiteľným  „kúskom“ vo vašej spoločnosti. Najlepšie je nájsť taký informačný systém, ktorý je z vášho odvetvia. Tí dodávatelia ERP systémov, ktorí sa pokúšajú vysporiadať s celým svetom ERP systémov, nemôžu ponúknuť rovnaké odborné znalosti. Zas, ak ste výrobca čipových kariet, nehľadajte dodávateľa ERP systému, ktorý tento implementoval u rovnakého výrobcu, hľadajte ERP systém pre výrobu. 
5. Získajte referencie. Požiadajte svojho predajcu o minimálne tri referencie. Ak zákazník nevie predložiť minimálne troch overiteľných svojich zákazníkov, nemusí mať dostatočné skúsenosti. Spýtajte sa referenčných zákazníkov, ako prebiehala implementácia, čo by dnes urobili inak. Ak ste členom nejakého zoskupenia podobne zameraných spoločností, spýtajte sa, aj ich na odporúčania. 
6. Premýšľajte o prispôsobeniach systému, zvážte množstvo prispôsobení potrebných na nasadenie systému. Ak je nutné urobiť veľké množstvo prispôsobení už pri nasadení systému, je pravdepodobné, že okrem vysokých vstupných nákladov, tieto náklady je pravdepodobné očakávať aj pri updatoch. Riešenie na kľúč môže ponúknuť nižšiu flexibilitu, ale väčšiu stabilitu a nižšie počiatočné, ako aj priebežné náklady. Základné procesy vo firmách sú spoločné, či už je to fakturácia, inkasovanie tržieb atď., na základe spoločných procesov sú vždy vyvíjané informačné systémy v základnej verzii, čím väčšina spoločností môže využívať štandardnú verziu informačných systémov. Uistite sa, či spoločnosť sa dokáže prispôsobiť vašim požiadavkám, ale zvážte ich množstvo. 
7. Riadenie zmien. Uvedomte si, koľko a ako rozsiahlych zmien sa denne deje vo vašej spoločnosti. ERP systém by mal byť nástrojom, ktorý všetky zmeny, či už organizačné, procesné a výrobné dostane pod kontrolu. 
8. Vo svojej spoločnosti určite kľúčovú osobu, ktorá bude zodpovedná za celú implementáciu a neskôr aj komunikáciu s dodávateľom ERP, nespoliehajte sa len na konzultanta, alebo projektového manažéra vášho dodávateľa. Táto osoba bude zodpovedná za zhromažďovanie požiadaviek zo všetkých oddelení, koordináciu školení atď. Najčastejšou chybou je nevyčlenenie takejto osoby, potom sa zbytočne predlžuje implementácia a dochádza k chybám na oboch stranách. Pre spoločnosť býva často veľmi ťažké vyčleniť práve „najbystrejšieho“ človeka na túto prácu, ale faktom zostáva, že práve toto si neskôr vyžiada oveľa väčšie straty ako tie, ktoré budú spôsobené uvoľnením tohto odborníka pre tento účel. 
9. Zamerajte sa na školenie. Zabezpečte, aby vaši zamestnanci mali dostatočný čas na tréning. Váš projektový tím musí prijať opatrenia na zníženie časovej záťaže. Harmonogram tréningu musí byť zodpovedne vypracovaný. Špecifiká na jednotlivých oddeleniach riadne identifikujte, doprajte zamestnancom dostatočný čas na zaučenie sa. 

Majitelia firiem majú často obrovské očakávania, preto je nutné sa zamerať na správny výber a dobrú implementáciu systému. Práve pri zlej implementácii sa tieto očakávania nemusia naplniť.