Každý, kto chce, aby jeho spoločnosť rástla, musí ju vedieť riadiť a mať pod kontrolou. Riadiť spoločnosť pocitmi sa dá len chvíľu, efektívne riadenie spoločnosti je riadenie na základe dát v informačnom systéme. Ten by nemal byť brzdou spoločnosti, ale musí reagovať na zmeny a hlavne ciele spoločnosti.
Keď už ste sa odhodlali ku kroku zaviesť informačný systém vo vašej spoločnosti, prídete k bodu výberu, čo nie je až také zložité v prostredí slovenského „biznisu“, jeho kritéria sú jasné: cena, cena, cena…návratnosť, dĺžka implementácie…referencie…podpora…
Mali by ste poznať vlastné očakávania, požiadavky a, hlavne, mať zmapované procesy v spoločnosti. Procesy sú základom dobre fungujúceho informačného procesu.
Prešlo sa výberom, často zložitými rokovaniami, úvahami…
Prvým krokom je vždy analýza. Čo si predstaviť pod analýzou? Aký čas jej venovať? Môžem vôbec cudziemu subjektu predstaviť svoje know-how? Moju finančnú situáciu? atď. Toto sú obavy.
Jednoznačné odpovede na vaše otázky dostanete pri dôkladnej analýze.
Čo je analýza?
Analýza je najdôležitejším krokom implementácie. Čím viac informácií poskytnete svojmu dodávateľovi, tým kompletnejší návrh riešenia dostanete. Ak budú informácie stručné a nedostatočné , predpokladá sa, že implementácia bude náročná na zmeny, a tým sa bude aj predlžovať. Výsledkom analýzy je návrh riešenia a harmonogram. Návrh riešenia by mal byť šitý na mieru. Je možné, že počas analýzy sa niektoré procesy, zmenia, dôjde k ich „reengineeringu“, dokonca u procesov, ktoré ste pôvodne chceli ponechať. V tomto prípade je nutné dbať na podrobné vysvetlenie a vizualizáciu procesu. Pri analýze častokrát, nie častokrát, ale vždy dôjde k tomu, že identifikujete nedostatky a kritické miesta, následne dôjde k ich odstráneniu. Ak narazíte na nefunkčné procesy a budete trvať na ich automatizácii, žiaľ, tieto zostanú naďalej nefunkčnými, akurát budú digitalizované.
Vyčleňte si dostatočný čas na analýzu, nerozmýšľajte smerom , že nefunguje systém, chcem tam mať všetko, alebo druhý prípad, dajte mi základ a potom uvidím. Vytvorte si pre analýzu správny tím ľudí, nechcite vedieť vy všetko, máte vo svojej firme odborníkov na jednotlivé oblasti, prizvite ich. Každá činnosť vo firme má svojho interného zákazníka, tieto roly by mali byť pre váš tím jasné. Čo vyhovuje zamestnancovi na jednom oddelení, nemusí vyhovovať jeho internému zákazníkovi. Návrhom konečného riešenia je vždy optimalizácia procesov.
Spoľahnite sa na konzultanta dodávateľskej firmy, na jeho skúsenosti. Každý modul informačného systému má svojho konzultanta, ktorý ho ovláda, preto sa pri analýze stretnete možno s viacerými konzultantami. Dôverujte si navzájom.
Cieľom tohto blogu bolo odstrániť vaše obavy zo slovíčka analýza a možno vás nasmerovať k tomu, ako sa na analýzu pripraviť.
