ELEKTRONICKÁ SPRÁVA DOKUMENTOV (DMS)
Určite sa Vám niekedy stalo alebo stáva, že neviete do ktorej zložky ste uložili firemný dokument a potom lovíte v pamäti kde je. Na druhej strane vo firmách sa kladie stále väčší dôraz, aby ktorýkoľvek firemný dokument prešiel určitým schvalovacím kolečkom. Nižšie Vám ukážeme nástroj M-Files, ktorý uľahčuje správu dokumentov, a to odkiaľkoľvek pomocou počítača, smartfónu alebo tabletu.
1. Ukladajte dokumenty na jedno miesto
M-Files je bezzložkový systém, ktorý Vám umožní pristupovať k súborom podľa aktuálnych potrieb. Podľa klienta, typu projektu, dátumu vzniku, čísla zákazky alebo iných kritérii. Umožňuje organizovať a zobrazovať informácie v závislosti na konkrétnom užívateľovi a jeho aktuálnych požiadavkách.
2. Identifikujte dokument pomocou jeho vlastností
V tradičnom systéme musíte určiť zložku, kam dokument uložiť a potom spoliehať na to, že ju po pamäti nájdete. Čo býva ťažké, pretože často nie je hierarchia zložiek jednoznačne pomenovaná na všetkých úrovniach. M-Files používa metadáta a ku každému súboru priradí jeho vlastnosti, podľa ktorých dokument rýchlo a ľahko nájdete.
3. Majte prehľad o všetkých verziách, autoroch a zmenách
Vo veľa firmách sa číslo verzie ukladá do názvu súboru. Tento spôsob je prehľadný, ale pri každej verzií je potreba dokument uložiť a tak vzniká množstvo kopií. Taktiež nie je vždy isté či každý dodrží pravidlá označovania verzií a či nezabudne predať aktuálnu verziu všetkým zainteresovaným- M-Files eviduje verzie automaticky a poskytuje Vám tú poslednú zmenu avrátane prehľadu o všetkých predchádzajúcich zmenách v dátumoch, autoroch a komentároch.
4. Riaďte prístupové práva
Prístupy k zložkám, ktoré boli vytvorené na zdielanom disku väčšinou spravujú správcovia výpočtovej techniky, ktorí nie sú vždy a správne informovaní o aktuálnych potrebách firmy. Naviac nie je dôvod aby práve správcovia, často externí, mali prístup ku všetkým firemným dokumentom. Súčasťou M-Files je modul pomocou, ktoré sa naučíte rýchlo a jednoducho pracovať.
5. Rozšírte elektronickú evidenciu dokumentov
Pre niekoho môže byť motiváciou pre zavedenie elektronickej správy dokumentov potreba evidovať prijaté faktúry, dodávateľské zmluvy, ponuky a podobne. Ale pre Vás to je možno sekundárne. V každom prípade elektronické dokumenty, ktoré získate alebo vytvoríte skenovaním, môžete spracovávať podobne ako všetky ostatné. M-Files je ideálny nástroj pre prechod na elektronickú správu dokumentov.
Pre koho je M-Files určený?
V zásade pre všetkých avšak najväčšiu pridanú hodnotu získajú právnické osoby najmä: výrobné spoločnosti, obchodné spoločnosti, právnické kancelárie, účtovné a audítorské firmy a podobne.
